Assinar, implantar ou encomendar software: os três modelos e quando cada um vale a pena

Os três modelos, em uma frase cada

Quando uma organização decide resolver um processo com software, ela não escolhe só uma ferramenta. Escolhe um modelo de contratação, e é esse modelo que vai definir quanto custa mudar de ideia daqui a dois anos.

São três:

1. Assinar um SaaS pronto. Você usa um produto que já existe, igual para todos os clientes, por uma mensalidade. O seu processo se adapta ao produto.
2. Implantar e customizar um SaaS. Você recebe um produto que já existe com a sua marca, os seus dados e as suas regras. A base continua do fornecedor; o que é seu é configurado, e cada módulo novo tem preço próprio.
3. Encomendar com licença perpétua. Você paga pelo desenvolvimento de um software feito para a sua operação e passa a ter o direito de usá-lo para sempre. O produto se adapta ao seu processo, e você decide quando ele muda.

A pergunta que separa os três não é "qual é o melhor". É outra, em duas partes: quanto do seu processo é igual ao de todo mundo e quanto você quer responder pelo sistema. Essa é a mesma raiz da decisão entre construir e comprar software, olhada aqui pelo lado do contrato.

Modelo 1: assinar um SaaS pronto

O que é. Um produto de prateleira, vendido por assinatura, em geral por usuário e por módulo. O fornecedor hospeda, atualiza, corrige e evolui para todos os clientes ao mesmo tempo.

O que você ganha. Prazo curto, custo inicial baixo e anos de maturidade que você não precisou financiar. Um bom produto de mercado já resolveu problemas que a sua equipe nem sabe que existem.

O que você entrega em troca. A forma de trabalhar. O produto tem um jeito de fazer as coisas, e ele não vai mudar por você. Quando a sua regra não cabe, ela vira planilha ao lado do sistema, e a planilha é onde o processo volta a ser manual.

Quando vale a pena. Quando o processo em questão é comum, quando a estrutura ainda é pequena e precisa de resultado em semanas, quando não existe equipe para cuidar de sistema nenhum, e quando o custo de errar é baixo porque a saída é cancelar a assinatura.

Na atuação da Dynamis Works, o Optvor é o exemplo desse modelo. É uma plataforma nossa, no ar em três idiomas, que leva uma proposta ao contrato assinado e ao pagamento. A base é a mesma para todos os clientes: quem assina entra em dias e adapta o processo ao produto.

Modelo 2: implantar e customizar

O que é. Um produto que nasceu para ser instalado com a cara de cada cliente. A base é compartilhada e continua evoluindo para todos; a marca, os planos, os textos, os fluxos e as integrações com os sistemas que a organização já usa entram na implantação.

Como se paga. Em duas partes: uma mensalidade, que mantém o produto no ar e traz as evoluções da base, e uma taxa por customização, cobrada a cada módulo novo que a operação pedir. É um modelo honesto justamente por separar as duas contas: você sabe o que está pagando pelo que já existe e o que está pagando pelo que é só seu.

O que você ganha. O produto passa a falar a língua da casa sem que você precise manter um time de software. As regras específicas cabem, porque elas foram previstas como configuração, e não como exceção.

O que você entrega em troca. A base não é sua. Se o fornecedor decidir mudar o rumo do produto, você acompanha. E cada pedido novo tem preço, o que exige disciplina para não transformar o roadmap numa lista infinita.

Quando vale a pena. Quando a estrutura é intermediária: já tem processo próprio, volume que justifica automação e integrações com sistemas de gestão que precisam funcionar, mas ainda não quer, ou não deve, carregar a manutenção de um sistema inteiro.

Na atuação da Dynamis Works, o Movra é o exemplo desse modelo. É uma plataforma nossa, de comunicação para associações de proteção veicular: cada associação entra com a própria marca, os próprios planos e as próprias regras, integrada aos sistemas de gestão que ela já usa. A base evolui para todas; o que é de cada uma entra na implantação.

Modelo 3: encomendar com licença perpétua

O que é. Um software desenhado e construído para uma organização específica, entregue com licença perpétua: o direito de usá-lo para sempre, com o código-fonte entregue ou depositado em custódia.

Como se paga. Um investimento concentrado no desenvolvimento e, depois, nada de recorrente obrigatório. No lugar de uma mensalidade de manutenção que corre para sempre, a organização escolhe: contrata consultoria de melhorias quando decide evoluir — um novo módulo, uma integração nova, uma mudança de regra — ou segue com o sistema como ele está, com o código em mãos, pelo tempo que ele servir.

O que você ganha. Propriedade, previsibilidade e independência. O sistema muda quando você quer e do jeito que você precisa. Se a relação com o fornecedor terminar, o software continua funcionando e outro time pode assumi-lo.

O que você entrega em troca. Prazo e responsabilidade. Leva mais tempo para entrar no ar, exige alguém do lado de dentro capaz de decidir sobre o produto e assume que a organização vai cuidar do que é seu, inclusive de atualizar dependências e manter o ambiente seguro.

Quando vale a pena. Quando a estrutura é grande, quando aquele processo é parte da vantagem competitiva, quando o número de pessoas usando o sistema faria a assinatura crescer sem parar, ou quando exigências de segurança, auditoria e soberania dos dados não cabem em um produto compartilhado.

Na atuação da Dynamis Works, o portal de transparência da Vértebra é o exemplo: nós desenhamos e construímos, e o software é dela, com licença perpétua. É lá que cada cliente da agência acompanha orçamentos, aprovações, entregas e resultados em tempo real.

Comparando os três lado a lado

Como escolher, na prática

A escolha raramente é da organização inteira: ela é de cada processo. Uma mesma empresa assina a folha de pagamento, implanta o atendimento e encomenda o que a diferencia.

O modelo se escolhe por processo e por porte, não por empresa. A área destacada é onde a licença perpétua compensa.

O que muda nas integrações

Integração é onde a diferença entre os três modelos aparece primeiro, porque é o ponto em que o software precisa conversar com o que já existe na casa.

No produto assinado, você tem o catálogo do fornecedor. Se a integração que você precisa está lá, ótimo. Se não está, sobra exportar planilha e importar do outro lado, o que é trabalho manual disfarçado de processo.

No SaaS implantado, as integrações entram na implantação e passam a fazer parte do produto: o sistema de gestão que a organização já usa, o CRM, o gateway de pagamento, o disparo de mensagens. O dado deixa de ser digitado duas vezes.

No software encomendado, não há catálogo: existe o que precisa existir. É também aqui que cabem integrações que nenhum produto faria, porque só a sua operação tem aquele par de sistemas.

Em qualquer um dos três, o ganho real não é a conexão isolada: é o encadeamento. O contato que entra pelo site chega ao sistema de gestão, a proposta aceita vira contrato, o contrato vira cobrança e tudo aparece no painel sem redigitação. É o que sustenta uma operação de receita integrada.

O que muda nas automações

Automação é o passo seguinte à integração: com o dado circulando, ele passa a disparar coisas sozinho.

No produto assinado, você automatiza dentro das regras dele, e elas costumam ser suficientes para o comum: um aviso de vencimento, uma etapa que muda, um e-mail que sai. No SaaS implantado, a automação segue as regras da sua operação, porque elas foram configuradas. No encomendado, a automação é o próprio sistema.

O critério para decidir o que automatizar é o mesmo nos três, e vale repetir: automatize o que é repetitivo, tem regra clara e acontece muitas vezes. O que depende de julgamento, contexto ou exceção deve continuar humano, com o sistema entregando a informação pronta para a decisão. É a diferença entre automação inteligente e automação cega.

Onde a inteligência artificial entra

A IA mudou o custo de construir software, mas não mudou a pergunta deste artigo. O que ela mudou foi o teto de liberdade de cada modelo.

No produto assinado, você usa a IA que o fornecedor embutiu, treinada por ele, com os dados passando por onde ele decidiu. Para tarefas genéricas, como resumir um texto ou sugerir uma resposta, isso costuma bastar.

No SaaS implantado, é possível apontar a IA para o conteúdo da própria organização: os procedimentos escritos, o histórico de atendimento, o catálogo de produtos. O modelo continua sendo o do fornecedor, mas o que ele lê é seu, e a resposta passa a ter a cara da casa.

No software encomendado, você escolhe tudo: qual modelo, o que entra no prompt, onde o dado trafega, se ele pode ser usado para treinamento e o que acontece quando a IA erra. Para dado sensível, essa é a única configuração em que dá para responder com precisão a um auditor.

Vale o alerta que fizemos antes em por que projetos de IA falham: em nenhum dos três modelos a IA conserta um processo que não existe. Ela acelera o que já está desenhado e amplifica o que está errado.

Garantias: o que exigir antes de assinar

Garantia é a parte que ninguém lê e que define o que acontece no pior dia. Os três modelos têm instrumentos diferentes, e em todos eles o que vale é o que está escrito.

• Prazo de correção. Quanto tempo o fornecedor tem para corrigir um defeito, separado por gravidade. Sem essa separação, tudo vira "prioridade normal".
• Disponibilidade. Qual o percentual comprometido, como ele é medido e o que acontece se não for cumprido.
• Correção sem custo. O que é defeito, coberto pela garantia, e o que é evolução, cobrada à parte. Essa fronteira precisa estar definida antes, não depois.
• Código-fonte. No modelo encomendado, se ele é entregue na conclusão ou depositado em custódia, e em que condições é liberado.
• Quem cuida depois. Na licença perpétua, quem responde por atualização de dependência e incidente de segurança a partir da entrega: você, um time seu ou nós, por contrato de melhorias. Uma linha no contrato evita a dúvida no pior dia.
• Portabilidade. Como você tira os seus dados, em que formato e em quanto tempo, inclusive se a relação acabar mal.
• Continuidade. O que acontece se o fornecedor encerrar as atividades. É a pergunta mais desconfortável da reunião e a mais importante.

LGPD: quem responde pelos dados em cada modelo

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) define, no artigo 5º, duas figuras que organizam a conversa: o controlador, a quem competem as decisões sobre o tratamento, e o operador, que realiza o tratamento em nome do controlador.

Na configuração usual dos três modelos, a organização contratante é a controladora, porque é ela que decide por que e como os dados das pessoas são tratados. O fornecedor que hospeda e processa atua como operador. O que muda de um modelo para o outro não é essa divisão: é quanta margem você tem para negociá-la.

• No produto assinado, o contrato é de adesão. Você aceita a política do fornecedor sobre onde os dados ficam, quem acessa e por quanto tempo. A sua decisão real é escolher um fornecedor cuja política você aceita.
• No SaaS implantado, o contrato é negociado. Dá para definir região de hospedagem, prazos de retenção, regras de acesso da equipe do fornecedor e o destino dos dados no encerramento.
• No software encomendado, essas decisões são suas desde o desenho: onde roda, quem entra, o que é registrado, quanto tempo fica e como se apaga.

Em todos os três, três obrigações não mudam de lado: informar as pessoas com clareza, atender os pedidos de titular dentro do prazo e comunicar incidentes. Elas são do controlador, e nenhum contrato as transfere.

O passo a passo da decisão

1. SepararQuais processos são comuns e quais diferenciam o negócio
2. MedirQuantas pessoas vão usar e por quantos anos o sistema vai existir
3. TestarProdutos de mercado com os seus casos difíceis, não com a demonstração
4. SomarCusto total no período, incluindo integrações e trabalho manual restante
5. NegociarGarantias, portabilidade e o contrato de dados antes da assinatura
6. DecidirPor processo: assinar, implantar e customizar, ou encomendar

A ordem importa: quem negocia garantia e portabilidade depois de assinar já perdeu a negociação.

1. Separe os processos em comuns e diferenciadores, conversando com quem os executa todo dia.
2. Meça o número de pessoas que vão usar o sistema e por quanto tempo ele precisa existir. São esses dois números que movem o ponto de virada entre mensalidade e licença perpétua.
3. Teste os produtos de mercado com os seus casos mais difíceis. Demonstração comercial resolve o caso fácil por definição.
4. Some o custo total no período: assinaturas, customizações, integrações e o trabalho manual que sobra de um lado; desenvolvimento, ambiente e melhorias do outro.
5. Negocie garantias, portabilidade e o contrato de tratamento de dados enquanto você ainda pode dizer não.
6. Decida processo a processo. A resposta certa quase sempre mistura os três modelos.

O que a Dynamis Works faz em cada um

Trabalhamos nos três, e em dois deles com produto nosso: o Optvor, assinado por empresas de vários países, e o Movra, implantado em associações de proteção veicular. Dizemos isso no começo da conversa, em vez de alegar isenção. Recomendar bem é conhecer os três modelos e falar quando o seu caso não passa por nós.

Quando o caminho é assinar, o trabalho é escolher bem e conectar: integração dos sistemas que a organização já usa, automação do que é repetitivo e um painel que mostre a operação inteira, não cada ferramenta separada.

Quando o caminho é implantar e customizar, o trabalho é a implantação em si: marca, regras, integrações com os sistemas de gestão, treinamento das pessoas e os módulos novos que a operação for pedindo.

Quando o caminho é encomendar, o trabalho é do desenho à operação: arquitetura, desenvolvimento, segurança, aplicação de inteligência artificial onde ela resolve, e a entrega do código com licença perpétua.

Em qualquer um dos três, a parte que mais decide o resultado não é técnica: é a adoção. Sistema que ninguém usa é custo, não é ativo.